В первую очередь, необходимо наладить систему управления и координации процесса информатизации на республиканском и муниципальном уровнях и обеспечить организационно-методическое обеспечение процесса создания и функционирования системы электронного информационного взаимодействия органов власти между собой, с хозяйствующими субъектами и населением.
На республиканском уровне в 2001-2002 годах указами Президента Республики Саха (Якутия) созданы 2 структуры, координирующие процесс информатизации на территории Республики Саха (Якутия):
1. Координационный совет при Президенте Республики Саха (Якутия) по информатизации и защите информации (межведомственный коллегиальный орган) для проведения единой государственной политики и координации работ в сфере информатизации. Координационный совет в своем составе имеет две комиссии: Комиссия по информатизации и Техническая комиссия по защите информации от иностранных технических разведок и от утечки по техническим каналам.
2. ГУ "Республиканское информационно-консалтинговое агентство" при Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) в дальнейшем ГУ Национальное агентство "Информационный центр при Президенте РС (Я)" для разработки и реализации данной подпрограммы информатизации.
На уровне 97 органов государственной власти создано 39 отделов информатизации. На муниципальном уровне отделы по информатизации почти отсутствуют (кроме крупных городов), в некоторых имеются по 1 специалисту по ИКТ.
В связи с внедрением информационных систем в органах государственной власти необходимо создание организационной структуры - отдела информатизации для технического сопровождения эксплуатации этих систем и проведения работ по информатизации в соответствии с данной Подпрограммой и требованиями к системному проекту (с 2004 года - в соответствии с системным проектом).
Подготовка и организация работы Координационного совета при Президенте Республики Саха (Якутия) по информатизации и защите информации и Комиссии по информатизации осуществляется ГУ НАИЦП, а работа Технической комиссии по защите информации от иностранных технических разведок и от утечки по техническим каналам организуется Управлением информатизации и технической защиты информации Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия). Функции Комиссии заключаются в проведении независимой экспертизы и подготовке рекомендаций по вопросам разработки и реализации первоочередных мероприятий Программы.
Для более эффективного проведения экспертизы необходимо реализовать двухуровневую систему экспертизы. Профессиональную, техническую экспертизу (экспертизу, основанную на владении кодифицированным знанием или на опыте работы в какой-то области) можно реализовать в рамках специализированных экспертных групп Комиссии и работы отдельных экспертов. Она проводится для оценки с научной, технической или профессиональной точки зрения проектов, разработок, результатов реализации мероприятий Программы и т.п. Такие экспертные группы целесообразно создать по всем основным разделам Программы. Экспертиза интересов, разработка рекомендаций о приоритетах и распределении финансирования между подпрограммами, окончательные рекомендации и оценки по выбору исполнителей программных мероприятий и т.п. должны осуществляться комиссией по информатизации.
Организация работы по сертификации в сфере информатизации, информационных технологий, продуктов, услуг и лицензированию соответствующей деятельности также является необходимым условием управленческой деятельности в этой сфере. В республике необходимо создать лабораторию по сертификации в сфере информатизации под методическим руководством межведомственной системы "Росинфосерт" при ВНИИ ПВТИ Минсвязи России.
Одним из основных направлений государственного регулирования в информационной сфере является создание и развитие системы учета, регистрации и стоимостной оценки информационных ресурсов и систем для стимулирования развития новой отрасли экономики республики.
Научно-методическое обеспечение информатизации ведется по следующим направлениям:
мониторинг информатизации органов государственной власти и муниципальных образований, анализ, обобщение и распространение передового опыта региональной информатизации, анализ республиканского рынка программно-технических средств и информационно-телекоммуникационных услуг;
подготовка предложений по определению основных направлений развития региональной и муниципальной информатизации, подготовка предложений по составу мероприятий информатизации, включаемых в республиканские целевые программы;
научно-методическое обеспечение проведения экспертиз проектов информатизации, разработку рекомендаций по типовым проектным решениям региональной информатизации и ведение фонда типовых проектных решений;
научно-методическое обеспечение деятельности Координационного совета при Президенте Республики Саха (Якутия) по информатизации и защите информации, его комиссий;
проведения конференций, семинаров и обеспечение консультационных услуг.
Кадровое обеспечение процессов информатизации является одним из ключевых моментов обеспечения реализации настоящей Программы. Необходимо взаимодействовать с Институтом управления при Президенте Республики Саха (Якутия), ЯГУ и ведущими российскими IT-компаниями по организации курсов повышения квалификации и переквалификации для специалистов, осуществляющих внедрение, сопровождение и развитие информационных систем. Одной из эффективных форм решения проблем внедрения новых информационных технологий в управлении является проведение обучающих специализированных семинаров, научно-практических конференций по проблемам информатизации с приглашением ведущих ученых и специалистов Российской Федерации.