4.1. Республиканский баланс запасов полезных ископаемых представляет собой унифицированную информационную систему, содержащую сведения о состоянии, количественной и качественной характеристике минерально-сырьевой базы всех видов полезных ископаемых по каждому конкретному месторождению. В Республиканском балансе отражаются также сведения о размещении месторождений, степени промышленного освоения, объемах ежегодной добычи полезных ископаемых, потерях, обеспеченности промышленности и отдельных недропользователей разведанными запасами полезных ископаемых.
4.2. Запасы полезных ископаемых по используемым месторождениям учитываются в балансе с указанием предприятий-недропользователей и реквизитов полученных лицензий. Разведанные запасы по неиспользуемым месторождениям составляют республиканский минерально-сырьевой резерв и учитываются по балансу Государственного комитета Республики Саха (Якутия) по геологии и недропользованию.
4.3. Государственный учет запасов полезных ископаемых по используемым месторождениям осуществляется Государственным предприятием "Сахагеолфонд" на основании отчетных балансов горнодобывающих и геологоразведочных предприятий - недропользователей в порядке и в сроки, установленные Инструкцией по учету запасов полезных ископаемых и по составлению отчетных балансов по формам N 5-гр и 5-гр (уголь), утвержденной приказом министра геологии СССР от 29 ноября 1971 г. N 558.
Учет запасов по месторождениям, зачисляемым в республиканский резерв, осуществляется на основании протоколов Республиканской комиссии по запасам полезных ископаемых.
Этим же предприятием осуществляется методическое руководство предприятиями-недропользователями в части составления отчетных балансов запасов, осуществляется контроль за их составлением и сроками представления.
4.5. Ведение Республиканского баланса полезных ископаемых осуществляется по форме, устанавливаемой уполномоченным Федеральным органом.
4.6. Республиканский баланс полезных ископаемых составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается на постоянном хранении в Республиканском фонде геологической информации, второй экземпляр направляется во Всероссийский геологический фонд для последующего издания в качестве информации федеральным органам государственного управления.
4.7. Сведения о состоянии минерально-сырьевой базы, отраженные в Республиканском балансе полезных ископаемых по ведущим видам полезных ископаемых, составляют государственную тайну; доступ к нему ограничен и осуществляется по личному разрешению председателя Государственного комитета Республики Саха (Якутия) по геологии и недропользованию и его первого заместителя.