Принятые на учет граждане включаются в Книгу учета граждан, нуждающихся в жилище, которая ведется в органах местного самоуправления, в организациях по установленной форме и выдается для ознакомления по первому требованию.
В книге не допускаются подчистки. Поправки и изменения, вносимые на основании документов, заверяются должностным лицом, на которое возложена ответственность за правильное ведение учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, и скрепляются печатью.
На каждого гражданина, принятого на учет нуждающихся в улучшении жилищных условий, заводится учетное дело, в котором содержатся необходимые документы. Учетному делу присваивается номер, соответствующий номеру в Книге учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий.
Органы местного самоуправления, организации обеспечивают надлежащее хранение книг, списков очередников и учетных дел граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий.
Списки граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, и их учетные дела хранятся в течение пяти лет после предоставления жилого помещения, а Книга выдачи ордеров - в течение 25 лет.