Документы Архивного фонда Чувашской Республики, независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации, подлежат государственному учету органами и учреждениями государственной архивной службы Чувашской Республики в порядке, установленном Государственной архивной службой Российской Федерации.
Документы государственной части Архивного фонда Чувашской Республики учитываются в органах и учреждениях государственной архивной службы Чувашской Республики, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти и Прокуратуры Чувашской Республики, органы местного самоуправления, государственные учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков представления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Чувашской Республики в соответствующие органы и учреждения государственной архивной службы Чувашской Республики.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений государственной архивной службы Чувашской Республики.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики собственники информируют органы и учреждения государственной архивной службы Чувашской Республики о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.
Документы, признанные в установленном порядке документальными памятниками, вносятся в Свод памятников истории и культуры Чувашской Республики.