На документы, отнесенные к документальным памятникам, на особо ценные и уникальные документы создаются страховые копии.
Отнесение архивных документов документальным памятникам, особо ценным уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется учреждениями государственной архивной службы Чувашской Республики в порядке, устанавливаемом Комитетом Чувашской Республики по делам архивов по согласованию с Государственной архивной службой Российской Федерации.
Органы государственной власти и Прокуратуры Чувашской Республики, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Чувашской Республики для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы Российской Федерации, нормативно-методическими документами органов и учреждений государственной архивной службы Чувашской Республики; разрабатывают и учреждают по согласованию с Комитетом Чувашской Республики по делам архивов нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб.
Органы государственной власти и Прокуратуры Чувашской Республики, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок временного хранения которых истек, до утверждения соответствующим государственным архивным органом или учреждением описей для дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Чувашской Республики не могут уничтожить свои документы без согласования с соответствующими государственными архивными органами и учреждениями.