Документы государственной части Архивного фонда Республики Хакасия и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам. Использование архивных документов в учреждениях архивной службы Республики Хакасия осуществляется в порядке, установленном Государственной архивной службой России.
Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия, находящихся на временном хранении в органах государственной власти и местного самоуправления, предприятиях, организациях, учреждениях, определяется ими по согласованию с Комитетом по делам архивов при Правительстве Республики Хакасия.
Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Учреждения архивной службы республики имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным порядком.
Использование документов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия, содержащих государственную или иную охраняемую законами тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится учреждениями архивной службы республики, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Допускаются ограничения на доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов государственной части Архивного фонда Республики Хакасия, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях учреждения архивной службы Республики Хакасия, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законами Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследниками.
Граждане, предприятия, организации, учреждения, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии и выписки из архивных документов, хранящихся в учреждениях архивной службы республики или архивах предприятии, организаций, учреждений или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.
Пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения архивных учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий, в порядке подчиненности, орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.