1. Поощрение государственного служащего осуществляется органом или руководителем, имеющим право назначать на соответствующую должность.
2. Поощрение государственного служащего объявляется в приказе, распоряжении или постановлении, доводится до сведения всех служащих данного государственного органа, вносится в трудовую книжку и служебную карточку учета поощрений (приложение 1).
3. Представление о мерах поощрения, выходящих за пределы полномочий данного руководителя или органа, подается в порядке подчиненности вышестоящему руководителю или в соответствующий вышестоящий орган.
4. Представление о поощрении должно включать следующие реквизиты: наименование структурного подразделения;
наименование вида документа;
дату;
индекс;
место составления;
адрес;
резолюцию;
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы.
В тексте представления о поощрении должна быть охарактеризована деятельность государственного служащего, указаны мотивы поощрения, предлагаемый вид поощрения (приложение 2).
Представление подписывается руководителем, которому непосредственно подчинен государственный служащий.
В приказе (распоряжении, постановлении) должны содержаться сведения о том, за какие именно заслуги поощряется государственный служащий, и какое поощрение применено.