Собственники документов, отнесенных к составу архивного фонда Волгоградской области, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Порядок отнесения архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий устанавливается комитетом по управлению архивами администрации области, органами и учреждениями его системы в порядке, установленном Государственной архивной службой Российской Федерации.
Органы государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления и юридические лица обеспечивают сохранностью, учет, отбор и подготовку документов государственной части архивного фонда Волгоградской области для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Государственной архивной службы Российской Федерации, нормативно-методическими документами комитета по управлению архивами администрации области, государственного архива и центра документации новейшей истории Волгоградской области; разрабатывают и утверждают по согласованию с комитетом по управлению архивами администрации Волгоградской области нормативно-методические документы, определяющие работу архивных, делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления, юридические лица и индивидуальные предприниматели не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения комитетом по управлению архивами администрации области или учреждением описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Волгоградской области не могут уничтожить эти документы без согласования с комитетом по управлению архивами администрации области или соответствующими архивными органами.