Архивные учреждения системы комитета no управлению архивами администрации Волгоградской области комплектуются документами, образовавшимися в деятельности органов государственной власти, и органов местного самоуправления Волгоградской области, государственных и муниципальных унитарных предприятий, или документами, приобретенными архивными учреждениями, а также документами, переданными им юридическими лицами, общественными объединениями и гражданами.
По истечении предельных сроков временного хранения документы государственной части архивного фонда Волгоградской области в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями особо ценных и уникальных документов передаются на постоянное хранение в архивные учреждения Волгоградской области. Все работы, связанные с подготовкой и передачей документов, на постоянное хранение, в том числе изготовление страховых копий, обработка и транспортировка документов, выполняются за счет средств органов государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления, государственных и муниципальных унитарных предприятий, других юридических лиц.
Комплектование государственных музеев и библиотек, а также архивов общественных, религиозных объединений и организаций, частных архивов подлинными документами государственной части архивного фонда Волгоградской области запрещается.
В случае продажи документов негосударственной части архивного фонда Волгоградской области государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщить о ней архивным органам и учреждениям системы комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области с указанием точного времени и места продажи.