Документы архивного фонда Волгоградской области независимо от места хранения, вида носителя подлежат государственному учету в порядке, установленном Государственной архивной службой Российской Федерации.
Документы государственной части архивного фонда Волгоградской области учитываются в органах и учреждениях системы комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти Волгоградской области, местного самоуправления, государственные и муниципальные унитарные предприятия, другие юридические лица несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части архивного фонда Волгоградской области в соответствующие архивные органы и учреждения системы комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда Волгоградской области представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений системы комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части архивного фонда Волгоградской области собственники информируют органы и учреждения системы комитета по управлению архивами администрации Волгоградской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.