1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение двух лет, после чего сдаются в архив Администрации области. Документы со сроками хранения до трех лет могут в архив не сдаваться, а храниться в структурных подразделениях. По истечении указанного срока хранения в структурных подразделениях составляется акт на уничтожение этих документов, который подписывается членами экспертной комиссии и работниками делопроизводства в структурном подразделении, после чего один экземпляр акта передается в архив, другой - хранится на месте.
2. Оформление дел для сдачи в архив Администрации области проводится работниками структурных подразделений, согласно номенклатуре дел аппарата Администрации области, при методической помощи архива Администрации области и госархива области.
3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в архив и ответственность за передачу необходимых документов несет заведующий архивом Администрации области.
4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению - дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу в структурных подразделениях составляются описи, на основании которых документы передаются в архив Администрации области.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами в архив передаются и регистрационно-контрольные картотеки на документы.
Ответственность за своевременное и качественное оформление, переплет, если этого требует срок хранения согласно номенклатуре дел, составление описей дел несут руководители структурных подразделений.
5. Передача дел в архив Администрации области осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, составляемому архивом Администрации области и утверждаемому заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами.
Ответственность за передачу всех необходимых документов в архив несут руководители структурных подразделений, руководители секретариатов и помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора) области и заведующий архивом Администрации области.
6. Документы, находящиеся на хранении в архиве Администрации области, предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы в комнате архива, а в некоторых случаях - во временное пользование (до 3-х дней) вне архива под расписку в специальном журнале. В необходимых случаях по ним выдаются копии. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.
7. Указы, постановления, распоряжения после 2 - летнего нахождения в службе нормативных документов передаются на хранение в архив, где выдаются по ним необходимые справки.
Материалы по обращениям граждан до 2-х лет хранятся в службе писем и приема граждан, который дает по ним информацию, затем также сдаются в архив Администрации области.
8. В государственный архив комитета по управлению архивным делом Администрации области передаются дела постоянного срока хранения. Их передача осуществляется по описям. Осуществляет эту работу заведующий архивом Администрации области.
9. Архив по разрешению заместителя управляющего делами - начальника общего отдела или его заместителя предоставляет по письменным запросам организаций и граждан копии находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан.