1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата руководствуются следующими основными требованиями:
1.1. Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т.д.) печатаются, как правило, на бланках установленного образца, регистрируются после подписания в приемных руководителей (заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, управлений, комитетов, отделов) по месту их подписания. Регистрация проводится в соответствии с индексом классификатора структурных подразделений аппарата.
Индекс документа включает: индекс структурного подразделения по классификатору аппарата Администрации области, через знак "тире" - номер дела по номенклатуре, через "косую черту" - порядковый регистрационный номер. Например: 10-5/60.
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
1.2. К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
1.3. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
1.4. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
1.5. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, при необходимости - с указанием рассылки, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в приемной руководителя, подписавшего документ.
1.6. В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией. При подписании письма, исполненного на фирменном бланке руководителя, его должность не указывается, а только фамилия и инициалы.
1.7. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.
1.8. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа, кроме телеграммы.
2. Подготовка проектов писем в федеральные органы возлагается на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Они обязаны следить за прохождением писем в федеральных органах и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
3. Телеграммы подписываются Главой Администрации (Губернатором) области, его первыми заместителями или заместителями по согласованию с Главой Администрации (Губернатором) области.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание.
Копия телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения Администрации области на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
4. Письма, направляемые в федеральные органы, печатаются в 3 экземплярах, 1-й экземпляр - на бланке. При этом 1-й экземпляр направляется адресату через сектор делопроизводства Администрации области. 2-й экземпляр с визами хранится в приемной соответствующего заместителя Главы Администрации (Губернатора) области с обязательной передачей в архив по истечении срока хранения, третий - передается в сектор делопроизводства вместе с 1-м экземпляром. Телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от количества адресатов.
Документы, подготовленные и используемые в подразделениях аппарата Администрации области, относятся к категории внутренних документов, оформляются на чистых листах.