1. Печатание и копирование (тиражирование) документов осуществляются в бюро машинописных и копировально-множительных работ, а также непосредственно в подразделениях Администрации, на компьютерах, пишущих машинках, ксероксах.
Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Администрации области.
2. Машинописное бюро выполняет работы объемом более 2 печатных страниц. Материалы до 2 страниц машинописного текста и письма печатаются в соответствующих приемных и только в отдельных случаях - в машинописном бюро.
3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются заведующим бюро машинописных и копировально-множительных работ от работников аппарата Администрации в соответствии с заказом на бланке установленной формы за подписью начальника структурного подразделения или его заместителя, помощника заместителя Главы Администрации (Губернатора) области.
Заказ на выполнение машинописных или копировально-множительных работ на выходные дни передается в письменной форме в пятницу до 15 часов с указанием объема работ заведующему бюро машинописных и копировально-множительных работ с визой начальника общего отдела или его заместителя.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнены фиолетовыми, синими или черными чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Заведующий бюро машинописных и копировально-множительных работ вправе не принять для печатания материал, написанный или правленный неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.
4. Письма распечатываются на чистом листе бумаги и только после визирования начальником соответствующего подразделения оформляются на необходимом бланке через полтора интервала. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются в одном экземпляре через два интервала. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул), которая содержит наименование файла на машинном носителе, дату и место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по требованию исполнителя) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.
5. Машинописные работы выполняются по трем категориям срочности: весьма срочная, срочная и обычная.
Весьма срочная - при наличии визы заместителей Главы Администрации (Губернатора) области в срок до 2 часов.
Срочная - с визой начальника общего отдела в течение дня.
Обычная - в течение двух дней.
Внеочередными машинописными работами являются поручения Главы Администрации (Губернатора) области, материалы за его подписью.
Материал, сданный в сектор после 17 часов, выполняется на следующий день.
При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки разрешение дает начальник общего отдела или его заместитель.
6. Тиражирование документов производится в типографии или копировально-множительном бюро. Заказы на множительные работы оформляются на специальных бланках, подписанных руководителями структурных подразделений или их заместителями, помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Заказ согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем.
Тиражирование документов с расходом более 250 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится, как правило, в типографии. Размножение документов большего объема в копировально-множительном бюро согласовывается с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющим делами или его заместителем.
7. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) материалов или качественно исполненные копии. Специалист копировально-множительного бюро вправе не принимать к размножению материал, не отвечающий соответствующим требованиям.
Не подписанный или не завизированный материал к размножению не принимается.
8. В бюро машинописных и копировально-множительных работ печатаются и тиражируются документы только служебного характера. Объем выполняемых работ учитывается на основании заказов. Копирование бланков документов, используемых в Администрации области, не разрешается.
9. Звукозапись мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области или его первых заместителей, обеспечивают социально-хозяйственный и общий отделы, если это предусмотрено планом подготовки и проведения мероприятий.
Учет, техническую обработку и хранение звукозаписей в течение 3 месяцев обеспечивает бюро машинописных и копировально - множительных работ.
10. Заказы на работы в типографии Администрации области оформляются на специальном бланке, который подписывают руководители управлений, комитетов, отделов, служб аппарата Администрации области или их заместители, помощники заместителей Главы Администрации (Губернатора) области.
Заказы согласовывает заместитель управляющего делами - начальник общего отдела, а в его отсутствие - заместитель начальника общего отдела, что является основанием для исполнения заказа типографией.
Каждый заказ регистрируется в приемной общего отдела и ему присваивается номер, без которого типография заказ не принимает. После регистрации заказчик самостоятельно передает в типографию документы, подлежащие тиражированию, а исполненный заказ получает под роспись.