1. Ведение делопроизводства в Администрации области осуществляется сектором делопроизводства общего отдела, а в подразделениях - лицами, назначенными ответственными за ведение делопроизводства.
На работников сектора делопроизводства и ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях Администрации области возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
прием, учет поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных количеству документов, зарегистрированных в электронной базе, а также правильности их регистрации;
передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
внесение в электронную карточку резолюций руководителя или переадресовка документа;
учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку адресатам (при необходимости - с указанием адреса);
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
ввод в электронную базу данных подразделения информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения, контроль за их возвратом;
ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел с пометкой "Для служебного пользования" и представление в сектор делопроизводства общего отдела Администрации области соответствующих сведений о наличии документов;
печатание проектов резолюций, служебных писем за подписью руководителя подразделения и других документов;
контроль за своевременным списанием "В дело" исполненных документов;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
ознакомление сотрудников подразделений с копиями федеральных законов, актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, нормативных актов Законодательного Собрания, указов Главы Администрации (Губернатора) области, постановлений и распоряжений Администрации области, документами и информационными материалами, поступившими в подразделение в соответствии с резолюцией руководства;
проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы в службе делопроизводства.
В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю подразделения.
2. Документы, поступившие в Администрацию области, принимаются, учитываются и регистрируются сектором делопроизводства общего отдела.
При вскрытии конвертов работником сектора проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете ставится штамп сектора, проставляется дата поступления и он передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в сектор для регистрации.
4. На документах, поступивших в Администрацию области и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
5. Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания области учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
Служебная корреспонденция подлежит рассмотрению в течение 14 дней либо в иной, согласованный с депутатом срок.
6. Начальник сектора делопроизводства или лицо, замещающее его, после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Главой Администрации (Губернатором) области и его заместителями и классификатором структурных подразделений аппарата Администрации области, определяет документы, подлежащие регистрации.
7. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.