1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется Главой Администрации (Губернатором) области или его заместителями. Они предусматриваются в плане мероприятий на неделю.
2. Должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, утверждаются план подготовки и порядок проведения совещания.
Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителей Главы Администрации (Губернатора) или начальников главных управлений, председателей комитетов, начальников отделов и т.д. Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний (совещание по итогам социально-экономического развития области за отчетный период, совещание с главами муниципальных образований и т.п.), проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляется протоколом Главы Администрации (Губернатора) области.
3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации, справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений совещания, а также приглашение, регистрация участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, согласно плану подготовки совещания.
4. Звукозапись совещаний проводится общим отделом по согласованию с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области, ответственным за подготовку совещания.
Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещания протокол поручений передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в сектор делопроизводства общего отдела для тиражирования и передачи на рассылку исполнителям.
Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе Администрации области.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагаются на социально-хозяйственный отдел Администрации области.
7. В целях выработки единой стратегии деятельности аппарата Администрации области, формирования общих позиций на основные социально-политические и экономические события в стране, по случаю государственных праздников и знаменательных дат, а также для изучения нормативно-правовых документов и рассмотрения отдельных вопросов деятельности аппарата Администрации области не реже одного раза в 2 месяца проводятся совещания аппарата Администрации области.
Подготовка совещаний аппарата Администрации области и контроль за исполнением принятых на них решений возлагаются на заместителя Главы Администрации (Губернатора) области по организационно-правовым и кадровым вопросам.
8. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом безопасности Администрации области.