1. Письменные поручения с резолюциями Главы Администрации (Губернатора) области направляются секретариатом всем указанным в них адресатам. Если поручение дается нескольким должностным лицам, то отчетность за исполнение этого поручения возлагается на записанного в резолюции первым, если созыв не возложен на другого исполнителя, который обязан при подготовке ответа учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен сделать соответствующую запись.
2. Копии поручений с грифом "Контроль", или с грифами "Срочно", "Весьма срочно" передаются секретариатом через сектор делопроизводства в группу контроля общего отдела для организации контроля. Срок исполнения поручений устанавливается Главой Администрации (Губернатором) области. Поручения, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение календарного месяца со дня рассмотрения их Главой Администрации (Губернатором) области.
3. Каждый понедельник всем заместителям Главы Администрации (Губернатора) области, другим исполнителям передается подготовленная общим отделом информация о письменных поручениях, срок исполнения которых истекает на текущей неделе (с понедельника по воскресенье включительно). В течение недели заместители информируют Главу Администрации (Губернатора) области накануне или в день истечения указанного срока об исполнении конкретного поручения.
Снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Главой Администрации (Губернатором) области по телефону или при личной встрече и при получении согласия Главы Администрации (Губернатора) области на снятие с контроля на материалах поручения или листках поручений указанным должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, ставится виза: "Снять с контроля по согласованию с В.Ф. Чубом", дата и подпись. Этот материал немедленно передается в группу контроля общего отдела и является основанием для снятия поручения с контроля.
В некоторых случаях по письменным поручениям Главы Администрации (Губернатора) области готовится ответ. В таком случае соответствующая приемная самостоятельно передает этот материал в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области и при получении резолюции Главы Администрации (Губернатора) области по ответу представляет копию его (с резолюцией) в группу контроля общего отдела, что также является основанием для снятия поручения с контроля.
В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок вопрос о его продлении решается с Главой Администрации (Губернатором) области не позднее чем за 2 дня до его истечения и при положительном решении сообщается в группу контроля общего отдела для соответствующей корректировки срока исполнения.
В пятницу группа контроля общего отдела на основании данных, представленных исполнителями до 12 часов, готовит Главе Администрации (Губернатору) области информацию о неисполненных письменных поручениях. Такая информация передается всем должностным лицам, ответственным за исполнение поручений.
4. Каждый понедельник после планерки заместитель управляющего делами - начальник общего отдела, а в его отсутствие - заместитель начальника общего отдела оформляет протокол совещания у Главы Администрации (Губернатора) области или его первого заместителя - Вице-губернатора, в котором указываются устные поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Этот протокол передается в тот же день заместителям Главы Администрации (Губернатора) области и всем другим указанным в нем исполнителям.
Устная информация об исполнении поручений протокола, согласованная с исполнителями, или при необходимости письменная информация на имя Главы Администрации (Губернатора) области, объемом не более 1 страницы, передается работниками приемных в группу контроля общего отдела в четверг до 10 часов для обобщения и передачи в секретариат Главы Администрации (Губернатора) области к 14 часам (требования к информации изложены в разделе XIII настоящего Регламента).