1. При подготовке и оформлении документов работники аппарата руководствуются следующими основными требованиями:
Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т. д.) печатаются, как правило, на бланках установленного образца, регистрируются в приемных руководителей (зам. Главы Администрации, комитетов, управлений, отделов), то есть по месту их подписания.
К документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание.
Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа.
Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.
Представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы).
Датой документа является дата его подписания или утверждения.
Индекс документа включает индекс по классификатору структурных подразделений аппарата Администрации, через тире - номер дела по номенклатуре, через косую черту - порядковый регистрационный номер. Например: 10-5/60.
2. Подготовка проектов писем в федеральные органы возлагается на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Они обязаны следить за прохождением писем в федеральных органах и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
3. Телеграммы подписываются Главой Администрации (Губернатором), его первым заместителем или заместителями по согласованию с Главой Администрации (Губернатором) области.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание).
Копия телеграммы визируется исполнителем и руководителем подразделения Администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
4. Письма печатаются в 3-х экземплярах (1-й экземпляр на бланке), а телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от количества адресатов.
Документы, подготовленные и используемые в подразделениях аппарата Администрации, относятся к категории внутренних документов и оформляются на чистых листах.