1. Печатание и копирование (тиражирование) документов осуществляется в секторе машинописных и копировально-множительных работ, а также непосредственно в подразделениях Администрации, на компьютерах или пишущих машинах.
2. Машинописное бюро выполняет работы объемом более 2 печатных страниц. Материалы до двух страниц машинописного текста и письма печатаются в соответствующих приемных и только в отдельных случаях - в машинописном бюро.
3. Материалы для выполнения машинописных работ принимаются начальником сектора машинописных и копировально-множительных работ от работников аппарата Администрации в соответствии с заказом на бланке установленной формы за подписью начальника структурного подразделения или его заместителя.
Заказ на выполнение машинописных или копировально-множительных работ на выходные дни передается в письменной форме в пятницу до 15.00 с указанием объема работ начальнику сектора машинописных и копировально-множительных работ с визой начальника общего отдела или его заместителя.
Рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнены фиолетовыми, синими или черными чернилами (пастой) и завизированы исполнителем.
Начальник сектора машинописных и копировально-множительных работ вправе не принять для печатания материал, написанный или правленный неразборчивым почерком, красными, зелеными чернилами или карандашом.
4. Письма распечатываются на чистом листе бумаги и только после визирования начальником соответствующего подразделения на необходимом бланке через полтора интервала. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются в одном экземпляре через два интервала. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся.
На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул), которая содержит наименование файла на машинном носителе, дату и место создания документа, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.
Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по требованию исполнителя) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.
5. Машинописные работы выполняются по трем категориям срочности: весьма срочная, срочная и обычная.
Весьма срочная - при наличии визы заместителей Главы Администрации (Губернатора) области - в срок до 4 часов.
Срочная - с визой начальника общего отдела - в течение дня.
Обычная - в течение двух дней.
Внеочередными машинописными работами являются поручения Главы Администрации (Губернатора) области, материалы за его подписью.
Материал, сданный в сектор после 17 часов, выполняется на следующий день.
При необходимости выполнения машинописных работ в другие сроки разрешение дает начальник общего отдела или его заместитель.
6. Тиражирование документов производится в типографии или копировально-множительном бюро. Заказы на множительные работы оформляются на специальных бланках, подписанных руководителями структурных подразделений или их заместителями, помощниками заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Заказ согласовывается с начальником общего отдела или его заместителем, а по постановлениям и распоряжениям Главы Администрации области - с начальником сектора обработки нормативных документов.
Тиражирование документов с расходом более 80 листов бумаги производится, как правило, в типографии.
7. На копирование передаются первые экземпляры (подлинники) материалов или качественно исполненные копии. Специалист копировально-множительного бюро вправе не принимать к размножению материал, не отвечающий соответствующим требованиям.
Не подписанный или не завизированный материал к размножению не принимается.
8. Готовый материал выдается заказчику в копировально - множительном бюро под роспись в журнале регистрации исполненных работ.
В секторе машинописных и копировально-множительных работ печатаются и тиражируются документы только служебного характера. Объем выполненных работ учитывается на основании заказов. Копирование бланков документов, используемых в Администрации, не разрешается.
9. Звукозапись или стенографическую запись мероприятий, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области или его первого заместителя, обеспечивает общий отдел, если это предусмотрено планом подготовки и проведения мероприятий.
Учет, техническую обработку и хранение звукозаписей в течение 3-х месяцев обеспечивает сектор машинописных и копировально - множительных работ.
10. Стенографирование совещаний проводится при необходимости с оплатой по договору. Заявки на стенографирование подаются в общий отдел не позднее, чем за 3 дня до совещания.
Время на составление стенограммы устанавливается из расчета 1 час записи - 4 часа расшифровки.
Организация и проведение этой работы возлагается на заместителя начальника общего отдела и начальника сектора машинописных и копировально-множительных работ общего отдела Администрации области.
11. Заказы на работы в типографии Администрации области оформляются на специальном бланке, который подписывают руководители комитетов, управлений, отделов, служб аппарата Администрации области и их заместители.