1. Ведение делопроизводства в Администрации области и ее подразделениях осуществляется службами делопроизводства.
На работников службы делопроизводства подразделений Администрации возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов;
- учет (регистрация) внутренних документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю;
- внесение в электронную карточку документа резолюций руководителя или его переадресовку;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- контроль за прохождением и сроками рассмотрения (исполнения) документов, писем граждан;
- организация справочно-информационной работы;
- подготовка проекта номенклатуры дел подразделения и в целом Администрации, ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, подготовка и передача дел в архив Администрации;
- выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом;
- сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников;
- анализ и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений;
- подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства;
- консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами;
- подготовка заявок на изготовление печатей и штампов, печатно-бланочной продукции, получение средств организационной техники, канцелярских товаров;
- учет платежей, штампов и бланков документов, используемых в подразделении.
2. Документы, поступившие в Администрацию области, принимаются, учитываются и регистрируются сектором делопроизводства. При вскрытии конвертов работником сектора проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете ставится штамп сектора, проставляется дата поступления и он передается адресатам. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в сектор для регистрации.
4. На документах, поступивших в Администрацию и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки.
5. Письма депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания области учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
6. Начальник сектора делопроизводства (или лицо, замещающее его) после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, руководствуясь постановлением Главы Администрации о распределении обязанностей и в соответствии с классификатором структурных подразделений Администрации, и определяет документы, подлежащие регистрации.
7. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующих по своему характеру решения или ответа.
8. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги периодического издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы (по определению начальника сектора).
Документы, подготовленные в подразделении Администрации и используемые внутри этого подразделения, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) их службами делопроизводства в журналах или компьютером.
Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями Администрации ведется, как правило, без регистрации документов.
9. Письменные обращения граждан учитываются сектором количественно и передаются для регистрации отделу писем и приема граждан.