1. Проведение совещаний по различным направлениям деятельности определяется Главой Администрации (Губернатором) области или его заместителями. Они предусматриваются в плане мероприятий на квартал и неделю.
2. Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителей Главы Администрации (Губернатора) или заместителя руководителя аппарата - начальника Главного контрольного управления, начальников комитетов, управлений, отделов должностным лицом, принявшим решение о его проведении. Им же утверждается план подготовки и порядок проведения совещания. Координация вопросов по подготовке совещаний с участием Главы Администрации (Губернатора) возлагается на Главное контрольное управление, им же готовится и план обеспечения подготовки и проведения совещания.
3. Подготовка необходимых материалов (доклад, информации, справки и т.д.), план подготовки, порядок проведения, составление протокола поручений совещания, а также приглашение и регистрация участников совещания возлагаются на аппараты заместителей Главы Администрации (Губернатора), согласно плану подготовки совещания.
4. Звукозапись совещаний проводится общим отделом по согласованию с Главой Администрации (Губернатором) области или его первым заместителем.
В необходимых случаях проводится стенографирование мероприятий. В таких случаях заявка подается в общий отдел Администрации не позднее, чем за три дня до его проведения.
Стенограмма (расшифрованная аудиозапись) в трехдневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.
Подписанный ведущим совещания протокол поручений передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в сектор делопроизводства отдела для тиражирования и передачи на рассылку исполнителям и группе контроля общего отдела.
Стенограммы и протоколы совещания передаются ответственным за подготовку на хранение в секторе обработки нормативных документов общего отдела Администрации области.
5. Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяется должностным лицом, подписавшим протокол.
6. Материально-техническое и хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагается на социально-хозяйственное управление Администрации.