1. Почетная грамота Администрации Ростовской области, Приветственный адрес, Благодарственное письмо являются формой поощрения граждан за многолетний и добросовестный труд.
2. Подготовка материалов и награждение Почетной грамотой Администрации Ростовской области осуществляется в соответствии с Положением о Почетной грамоте Администрации Ростовской области (постановления Главы Администрации области от 20.11.96 N 33 и от 03.02.97 N 38).
3. По случаю юбилейных и знаменательных дат, иных событий в адрес граждан, органов местного самоуправления, а также коллективов предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности могут направляться Приветственные адреса Администрации области.
Заместители Главы Администрации (Губернатора) области, чью компетенцию затрагивает поднимаемый вопрос, согласовывают возможность о поощрении с Главой Администрации (Губернатором) области и при положительном решении дают соответствующие поручения для оформления Приветственного адреса, Благодарственного письма.
Основанием для подготовки этих материалов является поручение Главы Администрации (Губернатора) области.
4. Ответственность за подготовку текстов Приветственных адресов, Благодарственных писем возлагается на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области. Текст Приветственного адреса, Благодарственного письма согласовывается с пресс-службой Главы Администрации (Губернатора) области.
5. Подписывается Приветственный адрес, Благодарственное письмо Главой Администрации (губернатором) области.
6. Печатание Приветственных адресов, Благодарственных писем осуществляет общий отдел Администрации области.
7. Выдачу папок и бланков Приветственных адресов, Благодарственных писем, учет поощренных проводит отдел по государственным наградам и обеспечению социальных гарантий государственных служащих Администрации области.
8. Вручение Приветственных адресов, Благодарственных писем проводит Глава Администрации (Губернатор) области или по его поручению заместители Главы Администрации (Губернатора) области, министры, другие руководители.