1. Документы находятся в делах текущего делопроизводства в течение двух лет, после чего сдаются в архив Администрации области. Документы со сроками хранения до 3 лет могут в архив не сдаваться, а храниться в структурных подразделениях.
2. Оформление дел для сдачи в архив Администрации области проводится работниками структурных подразделений согласно номенклатуре дел аппарата Администрации области, при методической помощи архива Администрации области и госархива области.
3. Контроль за своевременным оформлением дел для сдачи в архив и ответственность за передачу необходимых документов несет заведующий архивом Администрации области.
4. Дела постоянного срока хранения переплетаются, нумеруются. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, листы не нумеруются.
На все завершенные делопроизводством дела постоянного и временного хранения и дела по личному составу в структурных подразделениях составляются описи, на основании которых документы передаются в архив Администрации области.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Вместе с делами в архив передаются и регистрационно - контрольные картотеки на документы.
Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел несут руководители структурных подразделений.
5. Передача дел в архив Администрации осуществляется ежегодно структурными подразделениями по графику, составляемому архивом Администрации области и утверждаемому заместителем Главы Администрации (Губернатора) области - управляющего делами.
6. Документы, находящиеся на хранении в архиве Администрации, предоставляются сотрудникам подразделений Администрации для работы в комнате архива, а в некоторых случаях - во временное пользование (до 3 дней) вне архива под расписку. В необходимых случаях по ним выдаются копии. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов.
7. Постановления и распоряжения Главы Администрации и распоряжения Администрации области после 2-летнего нахождения в секторе обработки нормативных документов передаются на хранение в архив, где выдаются по ним необходимые справки.
Материалы по обращениям граждан до 2 лет хранятся в отделе писем и приема граждан, который дает по ним информацию, затем также сдаются в архив Администрации области.
8. В государственный архив комитета по управлению архивным делом Администрации области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача осуществляется по описям. Осуществляет эту работу заведующий архивом Администрации области.