Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда Республики Алтай независимо от места их хранения, вида носителя подлежат обязательному государственному учету. Порядок государственного учета документов Архивного фонда Республики Алтай устанавливается Государственной архивной службой Республики Алтай в соответствии с Правилами, разработанными Федеральной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Республики Алтай, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков предоставления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Республики Алтай.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Республики Алтай предоставляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений Республики Алтай.
При смене собственника и (или) места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Республики Алтай собственники информируют архивные органы и учреждения республики о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.