7.1. Пометка "Для служебного пользования" (далее -ДСП) проставляется на подготавливаемых в исполнительных органах государственной власти автономного округа документах, содержащих служебную информацию ограниченного доступа.
7.2. К служебной информации ограниченного доступа относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
7.3. К служебной информации ограниченного доступа не могут относиться:
- законодательные, иные нормативные правовые акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
- документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экологическую, метеорологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населённых пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;
- документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесённых к государственной тайне;
- описание структур исполнительных органов государственной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также их адреса;
- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц.
7.4. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документе, содержащем служебную информацию ограниченного распространения, определяется автором документа и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
7.5. Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных настоящей Инструкцией.
7.6. Указанная пометка, номер экземпляра и пометка периода конфиденциальности документа проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
7.7. Приём, учёт и регистрация документов с пометкой "ДСП" осуществляется специалистами структуры ДОУ, которым поручен приём и учёт несекретных документов.
При смене специалиста, осуществляющего учёт документов с пометкой "ДСП", составляется акт приёма-передачи этих документов, утверждаемый заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа.
7.8. Документы с пометкой "ДСП":
- учитываются отдельно от несекретной документации. В РКК документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП";
- печатаются с указанием на лицевой или оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количество отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номер его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляется наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, исполнителя документа;
- передаются автором после подписания вместе с черновиками для регистрации специалисту структуры ДОУ. Черновики и варианты документа уничтожаются, о чём делается отметка в учётных формах;
- копируются (тиражируются) с письменного разрешения заместителя Губернатора автономного округа, руководителя аппарата Губернатора автономного округа. Учёт размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
- передаются исполнителям под личную роспись;
- рассылаются согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается автором;
- пересылка осуществляется только фельдъегерской службой, спецсвязью или уполномоченным на то нарочным;
- хранятся в сейфах и металлических шкафах.
7.9. Документы с пометкой "ДСП" до истечения срока конфиденциальности группируются в дела отдельно. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется отметка "Для служебного пользования".
После истечения срока конфиденциальности документы формируются в дела вместе с несекретными документами по одному и тому же вопросу в соответствии с номенклатурой дел.
7.10. Ознакомление сотрудников с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися в аппарате Губернатора автономного округа, осуществляется по согласованию с заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. При этом указанные документы могут быть выданы во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.
7.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в соответствии с решением экспертной комиссии. В учётных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
7.12. В случае обнаружения утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, либо фактов разглашения этой информации проводится служебное расследование обстоятельств утраты или фактов разглашения, о результатах которого докладывается заместителю Губернатора автономного округа, руководителю аппарата Губернатора автономного округа.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учётных формах.