3.3.1. Под электронной копией понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, визы и т.д.).
3.3.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесённые по отдельным файлам разного формата.
Текст сохраняется в текстовых файлах формата RTF (проекты) или в защищённом от изменений виде формата PDF (подписанные документы).
Табличные данные могут сохраняться как в текстовых файлах, так и в файлах формата совместимом c форматом электронных таблиц Microsoft Excel версии 5.
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.
3.3.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (дискеты, оптические диски и др.), так и средствами электронной почты или СЭДД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.
Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения, файлы подлежат уничтожению.
В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещён. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.
При значительных объёмах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в форматах RAR, ZIP или совместимом с ними.
3.3.4. Юридическая значимость электронной копии определяется законами Российской Федерации и автономного округа по вопросам применения электронной цифровой подписи.
3.3.5. Иные правила передачи информации в электронном виде могут определятся отдельными законами, нормативными правовыми актами автономного округа.