3.1.1. Документы изготавливаются на стандартных листах бумаги белого цвета с использованием электронно-вычислительной техники или на пишущих машинках (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.д.) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав, расположение и оформление реквизитов (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Допускается оформление документов на бумаге формата А3 (297 x 420 мм), А5 (148 x 210 мм) и А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бумаги зависит от вида и объёма документа (абз. в ред. от 28.01.2010 N 41-А).
3.1.2. На пишущих машинках изготавливаются документы, содержащие информацию ограниченного доступа.
В машинописных текстах шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ 6.10.5-87: 2,6 мм - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 мм - межстрочный интервал.
3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:
25 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
3.1.4. При подготовке документов с применением электронно-вычислительной техники используется шрифт Times N ew Roman размером N 14 с одинарным межстрочным интервалом, обычным межсимвольным интервалом без смещения. Использование шрифта с параметрами, отличными от данных, оговаривается отдельно.
Текст выравнивается по ширине страницы. Переносы и разбивание слов не допускаются. Первая строка абзаца ("красная строка") оформляется с отступом в 12,5 мм.
Не допускается разнесение по разным строкам составных частей написания даты и номера правового акта, инициалов и фамилии, числовых значений и их единиц измерения и т.д.
Текст документа может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Для табличных документов возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и столбцов или большого объёма текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
Для отделения реквизитов документа используется набор строк(и) непечатаемых символов (далее - пустая строка) с параметрами шрифта предыдущего реквизита.
При необходимости размещения текста документа на фиксированном количестве листов, при условии сохранения общей структуры оформления и уровня восприятия документа, допускается, но не рекомендуется, уменьшение количества пустых строк разделяющих реквизиты документа. Предпочтительным способом является более тщательная проработка текста документа.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание ("жирный", "полужирный" шрифт), курсив, подчёркивание или смещение относительно границ основного текста.
3.1.5. При размещении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в центре верхнего поля арабскими цифрами без добавочных слов и символов ("страница", "стр." и д.р.). Страницы каждого приложения к документу нумеруются отдельно по этим же правилам.
Если таблица размещается более чем на одной странице, столбцы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих столбцов. В приложениях к правовым актам заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.
3.1.6. Выписки из документов оформляются в соответствии с правилами оформления соответствующего вида документа и содержат информацию в части полномочий или ответственности получателя. Разделы (реквизиты) не содержащие текст могут опускаться.