2.2.1. Приём проектов документов на оформление, документов на регистрацию и корреспонденции на отправку осуществляются ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, с 8.30 до 12.30 и с 14.00 до 16.30 часов. В предпраздничные дни - до 15.30.
Документы, поступившие после 16.30, оформляются и поступают в обработку на следующий день.
2.2.2. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, на оформление и отправку не принимаются.
2.2.3. Подготовка проектов служебных писем Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа осуществляется непосредственно ответственными делопроизводителями. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
2.2.4. Оформление проектов служебных писем на гербовые бланки осуществляется специалистами структуры ДОУ.
Очерёдность оформления определяется иерархией Администрации автономного округа и хронологическим порядком поступления. Срочные документы оформляются в очерёдности, определяемой руководителем структуры ДОУ по согласованию с исполнителем.
Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц. К проектам ответов дополнительно прилагается копия исходного запроса. (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
Проект письма после проведения лингвистической экспертизы и форматирования реквизитов и текста оформляется на соответствующем гербовом бланке и возвращается для подписания.
Поступившие на регистрацию подписанные экземпляры письма и при наличии приложения на бумажном носителе или в электронном виде регистрируются с использованием СЭДД специалистами структуры ДОУ и направляются адресату или передаются автору (исполнителю) для организации самостоятельной доставки. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и/или визами согласования и при наличии копии приложений остаётся в структуре ДОУ и помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации автономного округа (в ред. от 28.01.2010 N 41-А).
2.2.5. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей (чернил) синего или фиолетового цвета. Не принимаются материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечёткие ксерокопии материалов. (искл. от 28.02.2008 г. N 67-А)
Набор текста с рукописных материалов и под диктовку не производится. Корректировка исходного текста при оформлении производится. (с изм. от 28.02.2008 г. N 67-А)
При наличии орфографических, грамматических ошибок в тексте проекта документа оформление не осуществляется и материалы возвращаются исполнителю. (в ред. от 28.02.2008 г. N 67-А)
2.2.6. Документы для отправки передаются полностью оформленными и готовыми к отправке с указанием почтового адреса на конверте. (в ред. от 28.01.2010 N 41-А)
Законвертованная корреспонденция вносится в реестр и в зависимости от срочности доставки адресатам отправляется почтовой, в т.ч. срочной, связью в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Фельдъегерская почта отправляется и принимается в соответствии с графиком территориального отдела государственной фельдъегерской службы России. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до 7 дней, обрабатываются незамедлительно. (с изм. от 28.02.2008 г. N 67-А)