6.1. Номенклатура дел
6.1.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, а также для учёта дел временного хранения.
6.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки всех дел, образующихся в делопроизводстве, в т.ч. справочные и контрольные картотеки, личные дела и справочные материалы с грифом "Для служебного пользования" и т.д.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
Названиями разделов номенклатуры дел Администрации автономного округа являются наименования должностей членов Администрации автономного округа координационных и совещательных органов, образуемых Администрацией автономного округа. (с изм. )
6.1.3. Сводная номенклатура дел разрабатывается аппаратом Губернатора автономного округа по структурному принципу на основе (своде) индивидуальных номенклатур дел секретариатов членов Администрации автономного округа, подписывается руководителем структуры ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного исполнительного органа государственной власти автономного округа в области архивного дела (далее - ЭПК) и утверждается заместителем Губернатора автономного округа, руководителем аппарата Губернатора автономного округа. (с изм. )
Индивидуальная номенклатура дел секретариата члена Администрации автономного округа разрабатывается ответственными делопроизводителями на основании Типовой номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства в строгом соответствии с порядком формирования номенклатуры дел и организации регистрации документов исполнительного органа государственной власти автономного округа - участника системы электронного документооборота и делопроизводства. (в ред. )
6.1.4. Согласование номенклатуры дел проводится не реже одного раза в пять лет, если не было коренных структурных изменений в Администрации автономного округа. (с изм. )
В случае изменения состава Администрации автономного округа в сводную номенклатуру дел в недельный срок вносятся исправления. В случае реструктуризации Администрации автономного округа, изменения её функций, полномочий и других изменений, повлёкших за собой значительные перемены в перечне и потоках движения документов, новая сводная номенклатура формируется в месячный срок.
6.1.5. Сводная номенклатура дел ежегодно, до 1 декабря текущего года, уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
После утверждения сводной номенклатуры дел приказом аппарата Губернатора автономного округа назначаются ответственные делопроизводители и лица, их замещающие, осуществляющие ведение соответствующих её разделов (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Обязанности по ведению делопроизводства с перечнем разделов, индексов и заголовков ведомых дел включаются в должностной регламент государственного гражданского служащего автономного округа.
Ответственным делопроизводителям членов Администрации автономного округа и руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа направляются выписки из соответствующих её разделов для использования в работе. (с изм. )
6.1.6. Сводная номенклатура дел тиражируется в необходимом количестве экземпляров:
Первый утверждённый экземпляр является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел структуры ДОУ.
Второй используется в структуре ДОУ в качестве рабочего.
Третий применяется в ведомственном архиве.
Четвертый - в уполномоченном исполнительном органе государственной власти автономного округа в области архивного дела.
6.1.7. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом (приложение N 18) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включённого в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения должностей членов Администрации и структурных подразделений аппарата Губернатора автономного округа и порядкового номера заголовка и при необходимости подзаголовка дела по номенклатуре в пределах раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
12-05,
где 12 - обозначение раздела,
05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел сохраняются одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных разделов и одинаковые индексы для однородных подразделов в пределах разных индексов. Для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен чётко, в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращённых слов и сокращённых наименований органов власти, организаций и учреждений.