2.1.1. Поступающая корреспонденция, доставленная посредством фельдъегерской, специальной, иным видом почтовой связи или электросвязи, а также нарочным, на имя Губернатора автономного округа, а также в адрес Администрации автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется в централизованном порядке с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за документационное обеспечение управления (далее – структура ДОУ). (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД сотрудником секретариата заместителей Губернатора автономного округа, осуществляющим функции делопроизводителя данного должностного лица (далее - делопроизводитель секретариата).
Корреспонденция, поступающая на имя заместителя Губернатора автономного округа, возглавляющего исполнительный орган государственной власти автономного округа, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД делопроизводителем секретариата или специалистами, осуществляющими функции делопроизводителей данного исполнительного органа государственной власти автономного округа (далее - делопроизводитель органа).
Поручения Губернатора автономного округа подготавливаются сотрудниками секретариата Губернатора автономного округа. Поручения оформляются на специальных гербовых бланках и регистрируются специалистами службы ДОУ". (абз. в ред. от 27.05.2010 N 267-А)
Отправляемые письма за подписью Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа в централизованном порядке оформляются специалистами структуры ДОУ на соответствующих продольных бланках с воспроизведением герба автономного округа (далее - гербовые бланки). (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
Отправляемые письма за подписью заместителя Губернатора автономного округа как руководителя исполнительного органа государственной власти автономного округа оформляются на гербовом бланке исполнительного органа государственной власти автономного округа, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителем органа.
Письма за подписью члена Администрации автономного округа как руководителя коллегиального органа автономного округа, учреждённого нормативными правовыми актами Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, оформляются на продольных гербовых бланках Администрации автономного округа. Наименование должности в этом случае заменяется или дополняется наименованием должности руководителя коллегиального органа.
Служебные письма, направляемые членами Администрации автономного округа членам Администрации автономного округа и/или в исполнительные органы государственной власти автономного округа, являются внутренней перепиской, оформляются на угловых гербовых бланках, регистрируются с использованием СЭДД и направляются адресату делопроизводителями секретариата или делопроизводителями органа (далее - ответственные делопроизводители).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов." (в ред. от 28.01.2010 N 41-А).
2.1.2. Приём телеграмм, адресованных на имя Губернатора автономного округа, вице-губернатора автономного округа и членов Администрации автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, а также отправка телеграмм за подписью Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа производится специалистами структуры ДОУ. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
2.1.3. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя или отправляемых от имени Губернатора автономного округа, поступающих на адрес или отправляемых с адреса Администрации автономного округа, возлагается на специалистов структуры ДОУ.
Факсимильные сообщения заместителей Губернатора автономного округа обрабатываются ответственными делопроизводителями (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Сообщения факсимильной связи переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке. В регистрационно-контрольной карточке (далее - РКК) СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала, производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа (с изм. от 28.012010 N 41-А).
2.1.4. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации автономного округа осуществляется сотрудниками структуры ДОУ; Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа - ответственными делопроизводителями. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
Документы, поступившие в электронном виде, переносятся на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном порядке с приложением при возможности и необходимости исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения (с изм. от 28.012010 N 41-А).
2.1.5. Телефонограммы в адрес Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа принимаются ответственными делопроизводителями. (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
2.1.6. Приём и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем устных обращений граждан, адресованных на имя Губернатора автономного округа, и заместителей Губернатора автономного округа или в адрес Администрации автономного округа, осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с обращениями граждан. (далее - структура ОГ) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А) (с изм. от 27.05.2010 N 267-А)
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа о работе с обращениями граждан.
В случае первичного получения ответственным делопроизводителем обращения гражданина оно направляется в структуру ОГ.
Личные обращения, заявления работников к представителю работодателя обращениями граждан не являются.
2.1.7. Приём согласованных проектов договоров, государственных контрактов и соглашений, заключаемых от имени Губернатора автономного округа или Администрации автономного округа, а также доверенностей от имени Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за договорные отношения (далее - структура ДО) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Приём согласованных проектов правовых актов Губернатора автономного округа и Администрации автономного округа, их дальнейшее оформление, передача на подпись и регистрация с использованием СЭДД, рассылка копий и оперативное хранение подлинников осуществляется уполномоченным структурным подразделением аппарата Губернатора автономного округа, ответственным за работу с правовыми актами (далее - структура ПА) (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
2.1.8. При приёме и первичной обработке поступающих документов в Администрацию автономного округа производится проверка правильности их адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности его исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием грифа ограничения доступа передаются сотрудникам, уполномоченным или допущенным к осуществлению делопроизводства данных документов (с изм. от 28.01.2010 N 41-А).
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма за подписью руководителя структуры ДОУ о невозможности доставки адресату. (с изм. от 28.02.2008 г. N 67-А)
При повреждении документа либо отсутствии оговорённых в нём приложений составляется акт в 3 экземплярах, утверждаемый руководителем структуры ДОУ. Первый остается в структуре ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов.