5.1. Общие положения.
5.1.1. К документации по учету областного имущества относятся:
- свидетельство;
- журнал учета поступивших бланков свидетельства о внесении в Реестр (далее - журнал учета бланков);
- журнал учета выданных свидетельств о внесении в Реестр (далее - журнал учета свидетельств);
- журнал учета информации об областном имуществе, предоставляемой заинтересованным лицам (далее - журнал учета информации);
- дела документов по учету областного имущества, имеющегося у юридических лиц (далее - учетные дела).
5.1.2. Ведение карточки учета бланков и журнала учета свидетельств осуществляется на бумажных носителях.
5.1.3. Ведение журнала учета информации осуществляется по форме, установленной в приложении N 6 к настоящему Положению.
5.2. Учет, использование и хранение бланков свидетельства.
5.2.1. Бланк свидетельства, изготовленный по форме, установленной в приложении N 7 к настоящему Положению, имеет порядковый номер, государственную степень защиты, является полиграфической продукцией и подлежит учету в министерстве.
5.2.2. Изготовление бланков свидетельств организует министерство.
5.2.3. Учет поступивших бланков свидетельства ведется на бумажных носителях в журнале учета бланков по форме, установленной в приложении N 8 к настоящему Положению.
5.2.4. Учет выданных бланков свидетельства ведется на бумажном носителе в журнале учета свидетельств по форме, установленной в приложении N 9 к настоящему Положению.
5.2.5. Бланки свидетельства используются только по прямому назначению для выдачи юридическим лицам, имеющим в пользовании областное имущество.
Юридическому лицу выдается одно свидетельство на все имеющееся у него в пользовании областное имущество.
5.2.6. Юридическому лицу, имеющему в пользовании областное имущество, свидетельство направляется заказным письмом (с уведомлением) или вручается лично уполномоченному на получение свидетельства юридическим лицом (по доверенности). При этом министерство обязано оставить у себя копию свидетельства.
5.2.7. Текст свидетельства должен быть напечатан в компьютерном исполнении без подчисток, приписок и иных исправлений. В случае допущения указанных нарушений бланк должен быть уничтожен по акту с отметкой в журнале учета бланков.
5.2.8. Использование бланков отражается в отчете, который ежегодно, до 15 января следующего за отчетным года направляется на утверждение министру имущественных и земельных отношений Астраханской области лицом, к чьим должностным обязанностям это относится.
Заказные письма с уведомлениями, доверенности на получение свидетельства, акты о проведенных проверках и уничтожении бланков, а также возвращенные с копиями оснований возврата свидетельства и их копии подшиваются в соответствующие дела постоянного срока хранения.
5.2.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится не реже 1 раза в год комиссией, состав которой утверждается министром имущественных и земельных отношений Астраханской области.
5.3. Ведение учетных дел.
5.3.1. Одновременно с внесением объекта учета в Реестр формируется учетное дело. Включение документов в учетное дело осуществляется по мере их получения.
5.3.2. В состав учетного дела пользователя областного имущества включаются:
- опись содержащихся в деле документов;
- копия свидетельства о праве государственной собственности Астраханской области на объекты учета либо выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, выданная уполномоченным органом;
- правоустанавливающие документы на объект учета (акт органа государственной власти или органа местного самоуправления, договор, судебный акт, иные документы);
- копия свидетельства о внесении в Реестр;