7. Архивная служба осуществляет следующие полномочия:
в области управления архивным делом Республики Мордовия:
контроль в пределах своей компетенции за соблюдением законодательства об архивном деле Республики Мордовия государственными архивами, музеями, библиотеками Республики Мордовия, органами государственной власти и иными государственными органами Республики Мордовия (далее - государственные органы), государственными унитарными предприятиями, включая казенные предприятия, и государственными учреждениями Республики Мордовия (далее организации Республики Мордовия);
формирование сети государственных архивов;
международное и межрегиональное сотрудничество и организация работы по выявлению, приобретению документов по истории Республики Мордовия в федеральных архивах, государственных архивах субъектов Российской Федерации, за рубежом, обмену копиями документов в целях пополнения Архивного фонда Республики Мордовия;
внесение предложений в Правительство Республики Мордовия о передаче архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия, . в собственность Российской Федерации, других субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;
разработка и обеспечение реализации программ, основных направлений, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведение статистического учета состояния и деятельности подведомственных государственных архивов;
обеспечение подготовки и внесение на рассмотрение в Правительство Республики Мордовия проектов законов Республики Мордовия и иных нормативных правовых актов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложений по развитию Архивной службы;
анализ состояния и развития архивного дела в Республике Мордовия;
заключение договоров с территориальными органами федеральных органов государственной власти и федеральными организациями, иными государственными органами Российской Федерации, расположенными в Республике Мордовия, о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в процессе их деятельности, в государственные архивы Республики Мордовия;
разработка и подписание соглашений о взаимодействии и сотрудничестве в области архивного дела с органами местного самоуправления;
контроль в пределах своей компетенции за осуществлением органами местного самоуправления государственных полномочий по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, находящихся в собственности Республики Мордовия и хранящихся в муниципальных архивах (далее - государственные полномочия в области архивного дела), а также за использованием финансовых средств и, материальных ресурсов, предоставленных им для осуществления государственных полномочий;
согласование условий и места дальнейшего хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия при реорганизации государственных и муниципальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций;
обеспечение соблюдения правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов;
в области формирования Архивного фонда Российской Федерации и Архивного фонда Республики Мордовия, организационно-методического руководства архивами государственных органов и организаций Республики Мордовия и организацией документов в делопроизводстве:
определение категорий юридических и физических лиц, документы которых в силу их научной, информационной и практической значимости подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Мордовия, принятие решений о включении их в список источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия;
ведение сводного списка источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия;
решение в пределах своей компетенции вопросов о включении на основании экспертизы ценности в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов, находящихся в федеральной собственности, собственности Республики Мордовия, муниципальной и частной собственности;
согласование номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, положений об архивах, положений об экспертных комиссиях юридических лиц - источников формирования Архивного фонда Республики Мордовия, а также территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, заключивших договоры о передаче документов Архивного фонда Российской Федерации в государственные архивы Республики Мордовия;
организация в установленном порядке работы по пополнению Архивного фонда Республики Мордовия исторически значимыми личными архивами, документальными собраниями, коллекциями;
осуществление мер по обеспечению преимущественного права Республики Мордовия на покупку архивных документов, находящихся в частной собственности, в случае их аукционной или комиссионной продажи; оказание методической помощи, проведение консультаций для сотрудников государственных органов и организаций Республики Мордовия по вопросам работы с документами в делопроизводстве, обеспечения их сохранности, упорядочения и использования;
в области обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации:
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации в порядке, установленном федеральным законодательством;
организация внедрения в практику работы архивных учреждений Республики Мордовия наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и обеспечения сохранности документов;
осуществление контроля за соблюдением нормативных требований режима хранения документов Архивного фонда Республики Мордовия;
определение в соответствии с действующим законодательством порядка отнесения документов Архивного фонда Республики Мордовия к особо ценным и уникальным, порядка их учета, а также создания и хранения их страховых копий, ведение Республиканского реестра уникальных документов Республики Мордовия;
в области научной информации, использования документов, создания информационно-поисковых систем:
организация информационного обеспечения государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, граждан на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, в том числе путем создания и ведения информационных систем по архивным документам;