1. Документы архивного фонда Волгоградской области независимо от места их хранения и вида носителя подлежат государственному учету в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным на то Правительством Российской Федерации.
2. Документы архивного фонда Волгоградской области, относящиеся к государственной собственности, учитываются в архивных органах и учреждениях Волгоградской области, государственных музеях и библиотеках по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
3. Органы государственной власти Волгоградской области, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные унитарные предприятия, другие юридические лица несут в установленном законом порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков представления сведений по учету документов архивного фонда Волгоградской области, относящихся к государственной собственности, в соответствующие архивные органы и учреждения Волгоградской области.
4. Собственники документов архивного фонда Волгоградской области, относящихся к частной собственности, представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений Волгоградской области.
5. При смене собственника и (или) места хранения документов архивного фонда Волгоградской области, относящихся к частной собственности, собственники информируют архивные органы и учреждения Волгоградской области о новом владельце и (или) месте дальнейшего хранения этих документов.