В настоящем Законе используются следующие основные понятия:
архивное дело в Волгоградской области (далее - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Волгоградской области и других архивных документов;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
документ архивного фонда Волгоградской области - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
особо ценный документ - документ архивного фонда Волгоградской области, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
архивный фонд Волгоградской области - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия национальностей, народностей и этнических групп, проживающих на территории Волгоградской области;
архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
государственный архив - государственное учреждение, создаваемое уполномоченным органом исполнительной власти Волгоградской области в сфере архивного дела (далее - государственный архив Волгоградской области), которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Волгоградской области, а также других архивных документов;
муниципальный архив - структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Волгоградской области, а также других архивных документов;
постоянное хранение документов архивного фонда Волгоградской области - хранение документов архивного фонда Волгоградской области без определения срока (бессрочное);
временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
временное хранение документов архивного фонда Волгоградской области - хранение документов архивного фонда Волгоградской области до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 12 настоящего Закона;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав архивного фонда Волгоградской области;
упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), по описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации;
архивные органы - уполномоченные органы исполнительной власти Волгоградской области в сфере архивного дела и архивные отделы органов местного самоуправления.