1. Принятые на учет лица включаются в книгу учета граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях, которую ведут как документ строгой отчетности по установленной форме (приложение 3).
2. Книга учета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется печатью, подписывается должностным лицом уполномоченного органа, на которое возложена ответственность за ведение учета граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях. В книге учета не допускаются подчистки, поправки. Изменения в книге учета заверяются должностным лицом уполномоченного органа, на которое возложена ответственность за ведение учета.
3. На каждого гражданина, принятого на учет, заводится учетное дело, в котором должны содержаться все необходимые документы, являющиеся основанием для постановки на учет.
4. Учетному делу присваивается номер, который соответствует номеру в книге учета.
5. Учетное дело представляет собой папку (скоросшиватель), содержащую:
1) заявление гражданина о принятии на учет;
2) всю документацию, представленную гражданином для принятия на учет;
3) копию решения о принятии гражданина на учет;
4) материалы переписки с гражданином по вопросам, связанным с постановкой его на учет в качестве нуждающегося в жилом помещении, с указанием входящих и исходящих номеров и принятых решений по ним;
5) сводную справку о заявителе;
6) опись документов.
На лицевой стороне учетного дела указываются:
1) год и номер учетного дела;
2) фамилия, имя, отчество заявителя;
3) адрес и контактный телефон;
4) другая информация (по усмотрению органа, осуществляющего принятие на учет).
6. Документы в учетном деле располагаются в хронологическом порядке по датам поступления снизу вверх, нумеруются и вносятся в опись по мере поступления.
7. На основании обновления сведений о гражданах (перерегистрации), состоящих на учете в качестве нуждающихся в жилых помещениях, вносятся соответствующие изменения в учётное дело.
8. Орган, осуществляющий принятие на учет, обеспечивает надлежащее хранение книг учета, списков очередников и учетных дел граждан, принятых на учет в качестве нуждающихся в жилых помещениях.
9. Книги учета, списки очередников и их учетные дела хранятся в течение десяти лет после предоставления жилого помещения.