Книга регистрации и Книга учета граждан ведутся обязательно на бумажном носителе информации, а по возможности - также на магнитном носителе, созданном на базе единого сертифицированного программного обеспечения. При несоответствии записей на бумажном и магнитном носителях информации приоритет имеет бумажный носитель информации.
Книга регистрации и Книга учета граждан, нуждающихся в жилых помещениях, должны быть пронумерованы, прошнурованы (прошиты) и скреплены печатью соответствующего органа местного самоуправления, подписаны его руководителем, а также должностным лицом, на которое возложено ведение учета граждан.
В Книге регистрации и Книге учета граждан не допускаются подчистки. Поправки, а также изменения, вносимые на основании оригиналов документов, заверяются должностным лицом, на которое возложено ведение учета граждан, и скрепляются печатью органа местного самоуправления.
Органы, осуществляющие принятие на учет, обеспечивают надлежащее хранение Книг регистрации и Книг учета, в том числе сформированных на их основе списков граждан и учетных дел.