ГУБЕРНАТОР НОВГОРОДСКОЙ ОБЛАСТИ

УКАЗ

от 10 июня 2005 года N 106

Об управлении делопроизводства и архива аппарата Администрации области

В соответствии с областным законом от 29.07.2004 N 310-ОЗ "О системе органов исполнительной власти Новгородской области":

1. Создать в структуре аппарата Администрации области управление делопроизводства и архива аппарата Администрации области.

2. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делопроизводства и архива аппарата Администрации области.

3. Указ вступает в силу с 1 июля 2005 года.

4. Опубликовать указ в газете "Новгородские ведомости".

Губернатор области
M.M.Прусак

     
УТВЕРЖДЕНО
указом Губернатора области
от 10.06.2005 N 106

ПОЛОЖЕНИЕ
об управлении делопроизводства и архива аппарата
Администрации области

1. Общие положения

1.1. Управление делопроизводства и архива аппарата Администрации области (далее управление) входит в структуру аппарата Администрации области.

1.2. Управление осуществляет деятельность по организации системы работы с документами на единой нормативно-правовой и методической основе, унификации их форм в органах исполнительной власти области, обеспечивает документирование деятельности Администрации области, организацию хранения массива документов постоянного и временного сроков хранения, образующихся в процессе деятельности Администрации области, имеющих историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляющих часть Архивного фонда Российской Федерации.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, областными нормативными правовыми актами, соответствующими инструкциями, а также настоящим Положением.

1.4. Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с органами исполнительной власти области.

1.5. Управление имеет круглую печать, бланк со своим наименованием.

2. Цели и основные направления деятельности управления

2.1. Управление осуществляет свою деятельность в целях организации системы работы с документами, установления единого порядка и правил ведения делопроизводства в органах исполнительной власти области, обеспечения полного и достоверного документирования деятельности Администрации области на основе передовых методов организации работы с документами.

2.2. В соответствии с поставленными целями управление осуществляет основные направления деятельности:

2.2.1. Изучение и анализ действующих нормативно-правовых документов по вопросам организации документационного обеспечения управленческой деятельности, внесение в установленном порядке предложений по их совершенствованию;

2.2.2. Подготовка по поручению руководства Администрации области предложений по проектам федеральных нормативных актов по вопросам документационного обеспечения управленческой деятельности;

2.2.3. Организация делопроизводства в органах исполнительной власти области, методическое руководство работой по документационному обеспечению управленческой деятельности, оказание помощи специалистам органов исполнительной власти области по вопросам делопроизводства;

2.2.4. Разработка и внедрение нормативных документов, регламентирующих делопроизводство в органах исполнительной власти области;

2.2.5. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами в органах исполнительной власти области, унификация форм документов;

2.2.6. Контроль и проверка соблюдения в органах исполнительной власти области действующих норм и правил документационного обеспечения управленческой деятельности;

2.2.7. Координация внедрения новейших информационных технологий в организацию делопроизводства в органах исполнительной власти области;

2.2.8. Организация технологии работы с документами в Администрации области в условиях использования системы автоматизированного делопроизводства;

2.2.9. Организация порядка оформления заказов на изготовление в соответствии с государственными стандартами бланков документов Администрации области, благодарностей и благодарственных писем Губернатора области, печатей и штампов Администрации области, их использования и хранения;

2.2.10.Обеспечение порядка формирования документального фонда, образующегося в деятельности Администрации области, подготовки его для передачи на государственное хранение;

2.2.11. Организация деятельности ведомственного архива Администрации области, составление, согласование в установленном порядке и ведение сводной номенклатуры дел;

2.2.12. Организация деятельности экспертной комиссии Администрации области по экспертизе документальных материалов и отбору их на постоянное и временное хранение;

2.2.13. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования аппаратом Администрации области дел, подлежащих сдаче в ведомственный архив Администрации области;

2.2.14. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, приемка их ежегодно в ведомственный архив Администрации области, обеспечение оформления, учета и хранения дел в течение установленного срока, передача их на государственное хранение в соответствии с действующими инструкциями;

2.2.15. Выдача по письменным запросам организаций и граждан архивных справок, копий и выписок из документов, хранящихся в ведомственном архиве Администрации области;

2.2.16. Осуществление:

проверки правильности доставки, приема, регистрации и передачи по назначению входящей в Администрацию области внешней корреспонденции, внутренней корреспонденции, отправления исходящей корреспонденции;

приема, регистрации и отправки специальной корреспонденции через фельдъегерскую службу Российской Федерации в Великом Новгороде;

ведения автоматизированного банка данных, обеспечивающего информацией о документах, поступающих в Администрацию области, и месте их нахождения;

2.2.17. Осуществление совместно с советником Губернатора области, консультантами и помощниками первого заместителя Главы администрации, заместителей Главы администрации области:

контроля за своевременным рассмотрением руководством Администрации области входящей корреспонденции, выполнением резолюций руководства;

регулирования хода исполнения, контроля прохождения, оформления документов в установленные сроки в аппарате Администрации области;

2.2.18. Осуществление:

учета и анализа показателей по исполнению входящих внешних документов, информирования об этом руководства;

технической подготовки документов с использованием компьютерной и машинописной техники с учетом соблюдения требований Инструкции по организации делопроизводства в Администрации области;

приема, своевременной лингвистической проработки проектов указов Губернатора области, постановлений и распоряжений Администрации области, при необходимости - возвращения их разработчикам на доработку;

компьютерного набора на соответствующий бланк, считки и подготовки набранных перечисленных документов к подписи руководству;

регистрации, размножения и доведения подписанных указов Губернатора области, постановлений, распоряжений Администрации области до сведения аппарата Администрации области, органов исполнительной власти области, органов местного самоуправления, должностных лиц области, брошюровки перечисленных документов в дела для дальнейшей передачи на архивное хранение.

3. Полномочия управления

Для осуществления основных направлений деятельности управление имеет право:

3.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточного документооборота в аппарате Администрации области.

3.2. Контролировать и проверять в органах исполнительной власти области выполнение правил работы с документами, установленных Инструкцией по организации делопроизводства в Администрации области, другими нормативными правовыми актами.

3.3. Запрашивать от органов исполнительной власти области сведения, необходимые для работы управления.

3.4. Проводить анализ организации документационного обеспечения управления в органах исполнительной власти области.

3.5. Привлекать в установленном порядке специалистов аппарата Администрации области к подготовке проектов документов по поручению руководства, возвращать разработчикам на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований.

3.6. Проводить совещания и консультации по вопросам, относящимся к основным направлениям деятельности управления.

3.7. Информировать заместителя Главы администрации области, координирующего деятельность управления, о случаях нарушения аппаратом и должностными лицами Администрации области установленных правил работы с документами.

3.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся состояния работы с документами, совершенствования форм и методов работы с ними.

4. Структура управления

4.1. Структура и штаты управления определяются штатным расписанием Администрации области.

4.2. В состав управления входят: отдел документов и архива, отдел прохождения документов.

4.3. Назначение и освобождение от должности сотрудников управления осуществляется распоряжением Администрации области в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе.

4.4. Деятельность структурных подразделений управления осуществляется на основе положений о них.

4.5. При увольнении работников управления в связи с ликвидацией или реорганизацией управления в соответствии с действующим законодательством обеспечивается соблюдение их прав и законных интересов.

5. Организация деятельности управления   

5.1. Управление возглавляет начальник. Назначение и освобождение от должности начальника управления осуществляется Губернатором области.

5.2. Начальник управления:  представляет Губернатору области предложения по структуре и штатной численности управления;

осуществляет непосредственное руководство деятельностью управления;

организует в соответствии с настоящим Положением работу управления;

утверждает положения о структурных подразделениях управления;

вносит заместителю Главы администрации области, координирующему деятельность управления, предложения по совершенствованию организации делопроизводства, деятельности и техническому обеспечению управления;

несет ответственность за неисполнение управлением основных направлений деятельности, определенных настоящим Положением, в соответствии с трудовым законодательством и законодательством о государственной гражданской службе.