Собственники документов, отнесенных к составу Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания, обязаны обеспечивать их сохранность.
На особо ценные и уникальные архивные документы создаются страховые копии. Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и хранение их страховых копий осуществляется архивными органами и учреждениями системы Комитета по делам архивов в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Органы государственной власти и прокуратуры Республики Северная Осетия - Алания, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания для передачи на постоянное хранение в соответствии с государственными стандартами, а также правилами и инструкциями Федеральной архивной службы России, нормативно - методическими документами архивных органов и учреждений системы Комитета по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания; разрабатывают и утверждают по согласованию с Комитетом по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания нормативно - методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб и ведомственных архивов.
Органы государственной власти и прокуратуры Республики Северная Осетия - Алания, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия не могут уничтожить документы, срок хранения которых истек, до утверждения соответствующим архивным органом описей на дела постоянного хранения и согласования описей на дела по личному составу.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания не могут уничтожить эти документы без согласования с соответствующими архивными органами.