Документы государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания и справочники к ним предоставляются для использования всем юридическим и физическим лицам.
Использование архивных документов в архивных учреждениях Республики Северная Осетия - Алания осуществляется в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Порядок использования документов государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания, находящихся на временном хранении в органах государственной власти, прокуратуры Республики Северная Осетия - Алания, органах местного самоуправления, учреждениях, организациях и на предприятиях определяется ими по согласованию с Комитетом по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания.
Использование архивных документов, находящихся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций или в частной собственности, осуществляется только с согласия собственника.
Архивные учреждения Республики Северная Осетия - Алания имеют право при выдаче пользователям для использования в коммерческих целях копий архивных документов и справочников к указанным документам устанавливать условия их использования (заключать лицензионные договоры) в соответствии с установленным порядком.
Использование документов государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания, содержащих государственную или иную охраняемую законом тайну, разрешается по истечении 30 лет со времени их создания, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Рассекречивание документов государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания, утративших секретный характер в связи с истечением срока секретного хранения или на основании законодательных актов Российской Федерации, проводится архивными учреждениями Республики Северная Осетия - Алания, государственными музеями и библиотеками, ведомственными архивами в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Допускаются ограничения на доступ к подлинным особо ценным и уникальным документам государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания, а также к документам, имеющим неудовлетворительное физическое состояние. В этих случаях архивные учреждения Республики Северная Осетия - Алания, государственные музеи и библиотеки, ведомственные архивы обязаны создавать фонд пользования указанными документами.
Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (об их здоровье, семейных и интимных отношениях, имущественном положении), а также создающие угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено законом Российской Федерации. Ранее этого срока доступ к таким документам может быть разрешен самим гражданином, а после его смерти - его наследником.
Граждане, учреждения, организации и предприятия, а также общественные и религиозные объединения и организации имеют право получать заверенные копии из архивных документов и выписки из архивных документов, хранящихся в государственных архивах или архивах учреждений, организаций, предприятий, или самостоятельно изготавливать копии этих документов и делать выписки из них, если это не угрожает физической сохранности документов.
Пользователи документов Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке. Пользователи архивных документов могут обжаловать решения архивных органов и учреждений по вопросам использования указанных документов в вышестоящий в порядке подчинения орган управления архивным делом, а в случае несогласия с его решением - в судебном порядке в соответствии с законодательством.