Документы Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания независимо от места хранения, вида носителя, техники и способа закрепления информации подлежат государственному учету в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
Документы государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания учитываются в архивных органах и учреждениях системы Комитета по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания, государственных музеях и библиотеках, ведомственных архивах по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам).
Органы государственной власти и прокуратуры Республики Северная Осетия - Алания, органы местного самоуправления, учреждения, организации и предприятия несут в установленном порядке ответственность за полноту, достоверность и соблюдение сроков представления сведений по учету документов государственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания в соответствующие архивные органы и учреждения системы Комитета по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания.
Собственники документов негосударственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам архивных органов и учреждений системы Комитета по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания.
При смене собственника или места хранения документов негосударственной части Архивного фонда Республики Северная Осетия - Алания собственники информируют архивные органы и учреждения системы Комитета по делам архивов Республики Северная Осетия - Алания о новом владельце или месте дальнейшего хранения этих документов.