5.1. Организация работы со служебными документами в администрации осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом и Инструкцией по делопроизводству в администрации Камчатской области.
К служебным документам относятся приказы, протоколы совещаний и заседаний, служебные письма, телеграммы, факсы и регистрационные карты.
5.2. Приказ - письменное распоряжение ненормативного характера, изданное руководителем структурного подразделения администрации в пределах его компетенции, содержащее, как правило, предписание индивидуального характера и имеющее обязательную силу для специалистов данного структурного подразделения.
Приказы могут быть длительного действия или разовые. Приказы оформляются на бланках по форме согласно Приложению 1 к настоящему Регламенту и должны состоять из мотивировочной и распорядительной частей. Проекты приказов по кадровым вопросам согласовываются с кадровой службой и службой по бухгалтерскому учету и отчетности, обслуживающими соответствующие структурные подразделения администрации. При несогласии кого-либо из согласовывающих он визирует проект приказа письменно, указав, что имеет замечания или возражения, которые прилагаются в письменном виде к проекту приказа.
Проекты приказов комитета по экономике администрации Камчатской области о создании конкурсных, аукционных, котировочных, единых комиссий в целях размещения областного государственного заказа на закупку и поставку товаров, работ, услуг для областных государственных нужд руководителями структурных подразделений администрации, сотрудники которых вводятся в состав указанных комиссий, и первыми заместителями губернатора, заместителями губернатора, курирующими эти структурные подразделения администрации.
Размещение областного государственного заказа у единственного источника осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основании письменного приказа руководителя областного государственного заказчика, с указанием предмета заказа, цены государственного контракта и исполнителя государственного контракта, его юридический адрес. Приказ направляется для сведения губернатору Камчатской области, первым заместителям губернатора, курирующему заместителю губернатора.
(в редакции постановления губернатора КО от 15.05.2006 N 217)
(в редакции постановления губернатора области от 02.06.2006 N 266)
5.3. Протоколы совещаний и заседаний - служебные документы, оформляемые в ходе совещаний и заседаний у губернатора, его первых заместителей или заместителей губернатора. Протоколы совещаний и заседаний оформляются по форме согласно Приложению 2 к настоящему Регламенту и подписываются должностным лицом, проводившим совещание или заседание.
Ведение протоколов совещаний и заседаний, проводимых губернатором или его первыми заместителями и заместителями, осуществляется соответственно советником губернатора, советниками (помощниками) первых заместителей губернатора, советниками (помощниками) заместителей губернатора или, при необходимости, специалистами протокольной части управления делами.
Оформленные первые экземпляры протоколов, содержащие сроки исполнения и указания ответственных за исполнение должностных лиц, в течение 3 рабочих дней после проведения совещания (заседания) передаются для их последующего хранения и осуществления контроля за их исполнением и сохранностью в контрольный отдела аппарата администрации Камчатской области (далее - контрольный отдел).
5.4. Входящие служебные документы:
служебные письма, запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Совета народных депутатов Камчатской области, обращения Совета народных депутатов Камчатской области, телеграммы и служебные документы, поступившие факсимильной связью, имеют срок исполнения, указанный в резолюции губернатора, первого заместителя губернатора или заместителей губернатора. Резолюции, как правило, пишутся на специальном титульном бланке для резолюций и должны точно определять характер поручения, срок его исполнения, ответственных исполнителей и лиц, отвечающих за контроль исполнения. Срок исполнения поручения исчисляется со дня поступления служебного документа в администрацию и составляет не более 30 дней.
В случае если в поручении губернатора, первого заместителя губернатора, заместителя губернатора указаны несколько исполнителей, ответственным исполнителем поручения является лицо, указанное первым. Исполнитель (ответственный исполнитель) поручения организует работу по исполнению поручения, определяет порядок исполнения и несет ответственность за его исполнение.
В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, в трехдневный срок, а по срочным поручениям - незамедлительно, исполнитель (ответственный исполнитель) представляет лицу, давшему поручение, дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей.
В целях организации исполнения поручения исполнитель (ответственный исполнитель) может образовывать рабочие группы, проводить совещания.
В случае разногласий между соисполнителями поручения, ответственный исполнитель в обязательном порядке проводит согласительное совещание с участием всех соисполнителей поручения. Протокол указанного совещания прикладывается ответственным исполнителем к проекту подготовленного в результате исполнения поручения служебного документа.
Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю в письменном виде свои предложения по исполнению поручения.
Соисполнители несут ответственность за качество проработки и своевременность представления своих предложений. В случае представления соисполнителем некачественных предложений либо несвоевременного представления предложений ответственный исполнитель информирует об этом лицо, давшее поручение.
В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель (ответственный исполнитель) в период исполнения поручения представляет лицу, давшему поручение, свои предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин такого продления и планируемой даты исполнения. По результатам рассмотрения указанных предложений лицо, давшее поручение, в течение трех дней, а по срочным поручениям - незамедлительно, принимает решение о продлении срока исполнения данного поручения либо об отказе в продлении срока исполнения поручения.
В случае если поручение не исполнено в установленный в нем срок, исполнитель (ответственный исполнитель) в течение трех дней после истечения срока исполнения поручения представляет лицу, давшему поручение, письменное объяснение о ходе исполнения поручения с указанием всех соисполнителей, причин неисполнения поручения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых в отношении виновных в неисполнении поручения лиц.
5.5. Контроль за исполнением служебных документов может быть возложен на первых заместителей губернатора, заместителей губернатора или руководителей структурных подразделений администрации. Губернатор может оставить контроль за исполнением служебных документов за собой. Непосредственный контроль за своевременным и качественным исполнением служебных документов исполнителями-специалистами осуществляют руководители структурных подразделений администрации.
Исполненные служебные документы с информацией об их исполнении по представлению контрольного отдела снимаются с контроля первым заместителем губернатора Камчатской области, осуществляющим руководство деятельностью контрольного отдела.
5.6. Исходящие служебные документы (письма, телеграммы и служебные документы, направленные факсимильной связью), направляемые в адрес Президента Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации подписываются губернатором, первыми заместителями губернатора или заместителями губернатора в соответствии с распределением обязанностей между ними.
5.7. Организация работы со служебными документами в администрации осуществляется только через канцелярию управления делами. Канцелярия управления делами систематически анализирует работу со служебными документами и ежемесячно информирует руководителя аппарата о ходе этой работы.
5.8. Проекты договоров (соглашений) администрации с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти других субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований, юридическими и физическими лицами подготавливаются структурными подразделениями администрации во исполнение поручений губернатора, первых заместителей губернатора, заместителей губернатора.
Проекты указанных договоров (соглашений) администрации, структурных подразделений администрации и проекты хозяйственных договоров управления делами подлежат правовой экспертизе и учетной регистрации в правовом управлении администрации. Подготовленные проекты указанных договоров (соглашений) первоначально визируются составителем, после проведения правовой экспертизы - начальником отдела правового обеспечения правового управления, начальником правового управления, должностными лицами администрации, отвечающими за финансирование договора, и направляются на окончательное визирование первому заместителю губернатора, осуществляющему непосредственное руководство правовым управлением, затем направляются структурному подразделению, внесшему проект договора (соглашения) для подписания соответственно губернатором, исполняющим обязанности губернатора, руководителем структурного подразделения администрации, если это входит в его полномочия, согласно положению о возглавляемом им структурном подразделении.
Договоры (соглашения) администрации с федеральными органами исполнительной власти и их территориальными органами, органами исполнительной власти других субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления муниципальных образований, после их подписания сторонами, регистрируются в канцелярии управления делами.