1. Государственные органы, организации, государственные архивы Республики Мордовия обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Республики Мордовия на постоянное хранение в государственные архивы Республики Мордовия. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет государственных органов и организаций, передающих документы.
(в ред. Закона Республики Мордовия от 02.09.2019 N 62-З)
2. Негосударственные организации Республики Мордовия обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к государственной собственности Республики Мордовия, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств республиканского бюджета Республики Мордовия в порядке, установленном Правительством Республики Мордовия.
3. При реорганизации государственных органов Республики Мордовия архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов.
4. При реорганизации организаций Республики Мордовия архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования организаций с изменением их форм собственности архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям - правопреемникам на основании договора между данными организациями и соответствующими государственными архивами Республики Мордовия.
5. При реорганизации организаций Республики Мордовия путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с органом управления архивным делом.
6. При ликвидации государственных органов, организаций Республики Мордовия включенные в состав Архивного фонда Республики Мордовия документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный архив.
7. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Республики Мордовия архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются в соответствующие архивы Республики Мордовия в порядке, установленном федеральным законодательством.