1. Государственные органы и организации Республики Мордовия обязаны обеспечивать сохранность документов, в том числе документов по личному составу, в должном физическом состоянии, исключая их утрату, в течение сроков хранения, установленных федеральным законодательством.
2. Уничтожение документов Архивного фонда Республики Мордовия запрещается.
3. Документы, отнесенные к документальным памятникам, особо ценные и уникальные документы Архивного фонда Республики Мордовия учитываются, хранятся и используются при соблюдении условий особого режима. Государственные архивы Республики Мордовия осуществляют создание и хранение страховых копий этих документов.
4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Республики Мордовия к особо ценным и уникальным, порядок их учета, а также создания и хранения их страховых копий определяется органом управления архивным делом в соответствии с действующим законодательством.