1. Документы организаций - источников комплектования государственных архивов Республики Мордовия принимаются в архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Документы должны находиться в хорошем физическом, санитарно-гигиеническом и техническом состоянии.
2. Государственные органы, организации Республики Мордовия, образующие документы Архивного фонда Республики Мордовия, по истечении сроков их временного хранения обязаны передавать в государственные архивы Республики Мордовия документы Архивного фонда Республики Мордовия в обязательном порядке и в полном объеме.
3. Источники комплектования государственных архивов Республики Мордовия (Администрация Главы Республики Мордовия и Правительства Республики Мордовия, Государственное Собрание Республики Мордовия, Правительство Республики Мордовия, редакции периодических изданий, входящих в Реестр районных (городских) и республиканских газет и журналов Республики Мордовия), в деятельности которых образуется аудиовизуальная продукция, в целях ее учета, хранения и использования обязаны доставлять один обязательный бесплатный экземпляр в государственные архивы Республики Мордовия в порядке, установленном федеральным законодательством об обязательном экземпляре.