ПРАВИЛА заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Реквизиты | Комментарий по заполнению |
Наименование вида документа | Заполняется в соответствии с наименованием вида документа |
Автор (корреспондент) | При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица - корреспондента При регистрации обращений граждан вводятся их имена, отчества, фамилии и адреса При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные |
Дата документа | В РКФ заносится дата, присвоенная документу организацией - автором |
Индекс документа | В РКФ переносится индекс документа, присвоенный организацией - автором |
Дата поступления | Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
Индекс поступления | Проставляется в регистрационном штампе. При традиционной обработке переносится в РКФ из регистрационного штампа |
Заголовок к тексту | В РКФ переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова |
Резолюция | В РКФ переносится из документа содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор резолюции и дата |
Срок исполнения | Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии - типовой срок. При регистрации отправляемого инициативного документа может проставляться дата ожидаемого ответа |
Отметка об исполнении документа | В РКФ переносится регистрационный номер и дата ответного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу |
Местонахождение документа | В РКФ переносится индекс дела, в котором находится документ в соответствии с номенклатурой дел |