8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.2. Дела формируются в органе местного самоуправления, как правило, децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.
8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляет служба ДОУ.
8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "том 1", "том 2" и т.д.
8.2.6. Документы внутри дела систематизируются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, законов Чувашской Республики, актов Правительства Российской Федерации, актов Президента Чувашской Республики, актов Кабинета Министров Чувашской Республики.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Чувашской Республики или Кабинета Министров Чувашской Республики, находящиеся на контроле, формируются и подшиваются в дело вместе с соответствующим актом. Если специальное дело не формировалось, то отчетные документы подшиваются в дело с перепиской по вопросам основной деятельности органа местного самоуправления за текущий год.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами главы администрации, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколу (в случае формирования самостоятельного дела) систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 1 июня 1998 г. N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с проставлением на них индекса дела предыдущего года.
8.2.7. Все дела подлежат оформлению. Оформление дела включает в себя подшивку дела, нумерацию листов, составление заверительного листа и оформление обложки. Оформление дел производится сотрудниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива администрации.
8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 15), нумерацию листов в деде, составление листа-заверителя дела (приложение N 16), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17), подшивку или переплет дела.
8.2.9. Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На ней указывают следующие реквизиты:
наименование органа местного самоуправления;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
заголовок дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле;
архивный шифр дела.