4.4.1. Служебные письма органа местного самоуправления по содержанию подразделяются на:
ответы о выполнении поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики;
исполнения поручений Президента Чувашской Республики и Кабинета Министров Чувашской Республики по обращениям граждан, по вопросам, относящимся к компетенции органа местного самоуправления;
сопроводительные письма к проектам постановлений, распоряжений органа местного самоуправления;
ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
инициативные письма.
4.4.2. Срок подготовки ответа устанавливается резолюцией главы администрации. Срок подготовки инициативного письма определяет руководитель структурного подразделения.
4.4.3. Служебное письмо печатается на стандартном бланке (приложение N 5).
При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного письма касается одного вопроса или нескольких, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
4.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа;
"Администрация района (города) считает...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование подготовки письма со ссылкой на соответствующий документ, во второй, начинающейся с абзаца, - выводы, предложения, просьбы, решения и т.п.
4.4.5. Датой письма является дата его подписания.
4.4.6. Индексом письма является его регистрационный номер. В письмах-ответах делается ссылка на индекс и дату письма-запроса.
4.4.7. Право подписи служебных писем устанавливается во внутренних организационных документах (регламенте, распределении обязанностей, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях) аппарата органа местного самоуправления.