При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться распорядительным актом органа местного самоуправления. Наименование акта в этом случае пишется в творительном падеже.
Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки:
УТВЕРЖДЕНО
постановлением главы
администрации Красночетайского
района Чувашской Республики
от 16.10.2003 N 150
Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ согласуются в роде и числе с первым словом наименования утверждаемого документа.
3.2.11. Резолюция
В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия, инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполни гель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
3.2.12. Заголовок к тексту документа
Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении... ", "Об изменении... " и т.н.
Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется.
3.2.13. Отметка о контроле
Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К" или словом "Контроль" и наносят от руки ручкой с красной пастой или специальным штампом на контролируемых документах. Отметка располагается на верхнем поле документа, в правом углу.
3.2.14. Составление текстов управленческих документов
Текст документа составляют на одном из государственных языков Чувашской Республики в соответствии с законодательством Российской Федерации и Чувашской Республики.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (постановление, распоряжение, приказ) текст излагают от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю", "предлагаю", "прошу").
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").
В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").
Текст протокола излагают от третьего лица множественного лица ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").