9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Росархив. ВНИИДАД. - М. 2000).
9.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.
9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается ЭПК, при необходимости - экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях.
9.1.4. Функции и права ЭПК, а также организация ее работы определяются положением, утверждаемым главой администрации.
9.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства (совместно с ЭК) под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления.
9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:
отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив органа местного самоуправления;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
9.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК органа местного самоуправления.
9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению,
9.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
9.1.10. Описи составляются отдельно:
на дела постоянного хранения - в 4 экз.;
на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу, личные дела уволенных - в 2 экз.
Описи не составляются на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
9.1.11. В каждом структурном подразделении органа местного самоуправления ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения под непосредственным методическим руководством архива администрации.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа местного самоуправления, которую составляет архив администрации через 2-3 года. Сводная опись подлежит утверждению ЭПМК Госкомархива Чувашии и по ней дела передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.{*}
{*} В сводную опись не включаются дела подразделений, являющихся самостоятельными фондообразователями.
9.1.12. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются вместе с делами в архив администрации через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 18).
9.1.13. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи:
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части).
9.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);