6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам.
6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
6.2.3. При традиционной регистрации оформляются соответствующие РКФ, которые могут составлять следующие картотеки: справочные (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации.
6.2.4. Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки следующих классификационных справочников:
классификатора вопросов деятельности органа местного самоуправления;
классификатора видов документов;
классификатора корреспондентов;
классификатора резолюций;
классификатора исполнителей;
классификатора результатов исполнения документов;
номенклатуры дел и других в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
6.2.5. В автоматизированных поисковых массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по атрибутам (названию, виду документа, дате принятия, номеру документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов и элементов текста.
6.2.6. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения.
6.2.7. Порядок получения пользователем информации определяет орган местного самоуправления как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства.
6.2.8. Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется органом местного самоуправления в пределах его полномочий либо непосредственно собственником информации в соответствии с законодательством.