Статья 55. Протокол заседания Думы должен быть оформлен и подписан председателем Думы не позднее, чем в месячный срок после окончания заседания. Ответственность за своевременное оформление протокола и других материалов несет председатель Думы.
В протокол заседания Думы вносятся следующие данные:
наименование Думы, порядковый номер заседания (в пределах созыва) и дата его проведения;
фамилии и инициалы депутатов Думы, принимавших участие в работе заседания, с указанием их избирательных округов и занимаемой должности;
фамилии, инициалы и должности лиц, приглашенных на заседание Думы;
утвержденная повестка дня заседания Думы;
ход обсуждения вопросов, включенных в повестку дня заседания Думы (наименование каждого вопроса, фамилии, инициалы докладчиков и содокладчиков, их должности, результаты голосования за принятие постановлений).
Протоколы оформляются на основании стенограмм и записей хода заседания на магнитофонную пленку, а также других материалов, подготовленных к заседанию Думы. К протоколу заседания прилагаются постановления, принятые Думой.
Материалами заседания Думы являются:
стенограмма заседания; письменные вопросы и предложения депутатов, рассмотренные на заседании; тексты непрозвучавших выступлений депутатов; внесенные депутатами проекты постановлений, не принятые на заседании; список депутатов, отсутствующих на заседании, с указанием причин.
Протокол и стенограмма заседания Думы печатаются в двух экземплярах и хранятся в протокольном секторе аппарата Думы. Один из экземпляров предназначен для выдачи депутатам и штатным сотрудникам Думы для работы над материалами заседаний Думы, а другой всем иным лицам - по разрешению председателя Думы.
Документы и материалы заседаний Думы хранятся в протокольном секторе аппарата Думы и по окончании календарного года передаются в установленном порядке в сектор объединенного архива управления делами администрации Волгоградской области.
Порядок подготовки и оформления документов регулируется специальными распоряжениями председателя Думы.